Access un outil d’entrée et gestion de données
Nous avons mis en place un système de gestion de base de données relationnelles sous Microsoft Access pour une unité d’épileptologie canadienne d’Ottawa. Elle souhaitait gérer leurs données, jusqu’alors sous Excel, dans un système pérenne et plus simple.
Access est un système de gestion de base de données relationnelles à part entière. Son interface graphique et sa nature (une application standalone et non une architecture client/serveur) en font l’outil parfait pour les bases de données pour des particuliers ou des petites équipes de travail.
Les données de l’équipe médicales les aide à suivre les patients tout le long des soins offerts par l’unité. L’enjeu principal a donc été de créer dans Access un système modélisant ce processus et toutes les éventualités que cela comportait.
Microsoft Access est fondé sur un système de tables et de relations. Si ce modèle est assez rigide, il offre des avantages importants. Il est beaucoup plus facile de garantir la cohérence et l’intégrité des données, simplifiant ainsi l’entrée de données. Cette rigidité demande en contrepartie de très bien penser en amont le modèle de données souhaité et toutes les éventualités. Il n’est pas forcément plus difficile de faire évoluer une base de données relationnelle. Et si nous restons dans la comparaison Access et Excel, il est beaucoup plus simple de remodéliser les données à l’aide du SQL que de modifier la structure d’un fichier Excel.
La première tâche a ainsi été de comprendre le travail d’une telle unité. Au début du projet avec le fichier Excel comme modèle et nos échanges avec le professeur Tadeu Fantaneanu de l’équipe médicale, nous avons produit une première itération. Modéliser les données, nous a permis de pointer quelques lacunes dans notre compréhension du travail de l’unité et les difficultés de notre modèle à s’adapter à leur manière de travailler.
Deux autres itérations ont été nécessaire pour parfaire l’outil et répondre aux besoins de l’unité.
Cette base de données permet au médecin d’entrer les données via des formulaires (accessible par un panel de navigation).
Nous avons aussi implémenté du VBA afin calculer quelques champs ou rendre plus intuitif l’entrée de données en grisant/dégrisant certains champs selon valeur d’autres données.
L’outil final offre à l’unité médicale un support pour entrer et gérer leurs données de façon plus automatisées et normées que leur système Excel originel.
Plus largement, Microsoft Access est un outil intéressant en sciences sociales pour organiser une entrée de données et pour modéliser une base de données de travail que l’on peut interroger et faire évoluer. Le logiciel peut aussi être une première étape avant un passage vers une base de données publique.